HINWEISGEBERSCHUTZGESETZ

Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 und 14 DSGVO

1. Wer ist für die Meldestelle verantwortlich?

Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen:

Innovative Dienstleistungen Habers GmbH
Rösrather Straße 505 A
51107 Köln
Deutschland
Tel. : 0221 / 98609600
E-Mail: info@idh-koeln.de
Website: www.idh-koeln.de

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:

KHBL Service- und Wirtschaftsgesellschaft mbH
Altenberger-Dom-Straße 200
51467 Bergisch Gladbach
Deutschland
Tel. : 02202 / 9359620
E-Mail: datenschutz@khbl-suw.de

‍

Was kann ich melden?

Über dieses System können Sie verdächtige Sachverhalte und Informationen über Verstöße in unserem Unternehmen vertrauensvoll melden. Wir möchten jeden ermutigen, verdächtige Sachverhalte im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit an uns zu melden. Machen Sie bitte so konkrete Angaben wie möglich.

Die Meldestelle ist allerdings kein allgemeiner „Kummerkasten“ (z.B. bei allgemeiner Unzufriedenheit mit der Führungsperson oder kleineren Streitigkeiten mit Kolleginnen und Kollegen). Die Meldestelle ist Hinweisen von möglichen Verstößen gegen geltende Gesetze oder internes Regelwerk vorbehalten.

Ihre Identität ist nicht geschützt, falls Sie vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden. Eine vorsätzlich unwahre Meldung kann strafrechtliche Konsequenzen haben.

2. Wie läuft eine Meldung ab?

Sie können unsere Meldestelle anonym nutzen. Sollten Sie sich gegen eine anonyme Nutzung entscheiden, können Sie Ihren Namen und eine E-Mail-Adresse für die Kommunikation angeben. Sie werden dann über die E-Mail-Adresse informiert, wenn es Neuigkeiten zu Ihrer Meldung gibt.

Im nächsten Schritt können Sie ein Passwort vergeben, um nach Abgabe der Meldung einen anonymen Zugang anzulegen. Mit diesem Passwort und einer zum Schluss automatisch generierten Melde-ID können Sie sich später wieder anmelden, um den Verlauf des Verfahrens zu verfolgen oder weitere Informationen einzureichen. Außerdem können wir hierüber mit Ihnen in Kontakt treten, um den Eingang Ihrer Meldung zu bestätigen, Sie über deren Verlauf und Abschluss zu informieren oder ggf. Rückfragen zu stellen.

Im darauffolgenden Schritt können Sie alle Informationen, die Ihnen zu dem Vorfall vorliegen, eintragen.

Sie haben sodann die Möglichkeit, Ihrer Eingaben noch einmal zu überprüfen und den Hinweis abzusenden.

Sollten Sie am Anfang ein Passwort vergeben haben, erhalten Sie nach Absenden des Hinweises eine Melde-ID. Bitte notieren Sie diese Melde-ID sorgfältig. Zusammen mit Ihrem selbst gewählten Passwort, können Sie sich damit in den geschützten Bereich einloggen.

‍

3. Was passiert nun mit meiner Meldung?

Ihre Meldung wurde an unsere unabhängige Ombudsstelle übermittelt und wird nun bearbeitet. Es wird geprüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt und ggf. werden weitere Informationen bei Ihnen erfragt. Um den Sachverhalt aufzuklären, wird der Hinweis zur weiteren Untersuchung an eine für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit bei der verantwortlichen Stelle abgegeben. Innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung, erhalten Sie eine Rückmeldung.

4. Zu welchem Zweck gibt es die Meldestelle und auf welcher Rechtsgrundlage?

Über die Meldestelle können hinweisgebende Personen auf mögliche Rechtsverstöße oder ethisches Fehlverhalten hinweisen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 c DSGVO i. V. m. § 10 HinSchG. Dient als Rechtsgrundlage Art. 6 Abs.1 f DSGVO besteht unser berechtigtes Interesse in der Prüfung und Untersuchung der erhobenen Behauptungen, Ahndung der Regelverstöße sowie in der Abwendung von Personen-, Sach- und Vermögenschäden.

5. Muss ich die interne Meldestelle nutzen?

Verstöße können auch an die „externe Meldestelle“ (Bundesamt der Justiz) gemeldet werden. Allerdings empfiehlt der Gesetzgeber, wenn man keine Repressalien befürchten muss, die interne Meldestelle des Unternehmens zu nutzen. Daher bitten wir Sie, sich mit verdächtigen Sachverhalten vertrauensvoll zuerst an uns zu wenden.

6. Wie verarbeitet die Website die Daten?

Beim Aufrufen der Webseite werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server der Webseite gesendet. Ohne diese Daten, ist die Nutzung der Webseite nicht möglich. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

IP-Adresse des anfragenden Rechners,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
Name und URL der abgerufenen Datei,
Webseite, von welcher der Zugriff auf unsere Webseite erfolgt (Referrer-URL)
verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch unsere Ombudsstelle ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite,
Gewährleistung einer komfortablen Nutzung der Webseite,
Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
zu weiteren administrativen Zwecken.

Die verantwortliche Stelle hat keinen Zugriff auf diese Daten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Die berechtigten Interessen sind oben aufgelistet.

7. Quelle und Empfänger der personenbezogenen Daten

7.1 Quelle der Daten

Wir erhalten die Daten insbesondere über die bereitgestellte interne Meldestelle. Darüber hinaus können wir Daten im Rahmen der Sachverhaltsprüfung durch Recherchen aus öffentlichen und internen Quellen, Gesprächen mit beteiligten Personen und Offenlegungen von Dritten (z.B. Kunden und Geschäftspartner) erhalten.

7.2 Empfänger der Daten

Abhängig vom Ergebnis der internen Untersuchungen können Daten insbesondere an Rechtsvertreter, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Versicherungen, öffentliche Stellen, Gutachter, Gerichte oder (Strafverfolgungs-) Behörden unter Wahrung der Verschwiegenheit übermittelt werden. Außerdem hat der Webhoster der Online-Meldestelle (preeco GmbH, Magirus-Deutz-Straße 14, 89077 Ulm) ggf. Zugriff auf die Daten. Auch dieser ist zur Wahrung der Verschwiegenheit verpflichtet.

8. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten im Rahmen der Eingabe und Bearbeitung von Meldungen in das interne Meldesystem insbesondere personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person, Personen, die Gegenstand einer Meldung sind sowie sonstige in einer Meldung genannten Personen, Kategorien und Inhalte.

9. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Nach § 11 Abs. 5 HinSchG wird die Dokumentation drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

10. Betroffenenrechte

Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung und die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich an eine zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Gegen die Verarbeitung und Weitergabe Ihrer Daten können Sie nach Art. 21 DSGVO WIDERSPRECHEN.

HinSchG: Informationspflicht nach Art. 13 und 14 DSGVO
© KHBL Service- und Wirtschaftsgesellschaft mbH, Bergisch Gladbach Stand: 12/23